fonte: Internazionale
Oliver Burkeman, The Guardian, Regno Unito

Il lavoro stanca, su questo non si discute.
Se siete esseri umani con un impiego e non vi sentite sopraffatti dai vostri impegni, di sicuro conoscete diverse persone per le quali non è così, e che non smettono mai di lamentarsene.
La sensazione di avere troppo da fare è nell’aria, sembra quasi che sia contagiosa, emana chiaramente dai frettolosi saluti in calce alle email e dalle espressioni accigliate dei clienti dei bar, che non ricevono abbastanza in fretta il loro cappuccino.
Cose che in precedenza non costituivano motivo di stress, adesso lo sono: uno smartphone che trilla alle dieci meno un quarto di sera fa partire ondate di ansia, anche se alla fine si tratta solo del messaggio di un amico. Siamo incoraggiati a prenderci più tempo libero, a rilassarci, a dormire di più, ma in qualche modo anche il riposo e il divertimento finiscono per allungare la lista delle cose da fare, e ci rimproverano in silenzio perché non li abbiamo ancora cancellati.

Eppure ormai è ben noto che questa epidemia non è giustificata.
I dati dimostrano chiaramente che oggi abbiamo più tempo libero rispetto al passato, non meno (perfino chi ha bambini piccoli durante la giornata dedica, in media, più tempo alle attività ricreative che non alla cura dei figli). Da un’inchiesta condotta nel 2015 su migliaia di adulti di 28 paesi è emerso che la maggior parte di noi non crede che gli altri abbiano tanto da fare, e che spesso noi stessi ci sentiamo obbligati a esagerare: sosteniamo di essere oberati di impegni per timore di essere giudicati fannulloni e alla fine ci convinciamo che è veramente così.
Il che non significa che l’epidemia sia immaginaria, ci sentiamo davvero sopraffatti, ma il vero problema è la sensazione, non il numero di cose che abbiamo da fare.

Una persona finita che cerca di fare un numero infinito di cose si sentirà sempre inadeguata
Ma allora, se non abbiamo veramente troppo da fare che cosa provoca quella sensazione?
A quanto sembra, il senso di sopraffazione nasce dal divario tra tutte le cose che vorremmo fare, o pensiamo di dover fare, e la quantità molto più esigua di cose che siamo effettivamente in grado di fare. E questo divario aumenta sempre più.
I nostri limiti – la quantità di energia di cui disponiamo, il bisogno di dormire e il numero di ore di una giornata – sono sempre gli stessi. Ma, per motivi economici e tecnologici, ci sentiamo costretti a fare di più.
Il lavoro ha sfondato le dighe che un tempo lo contenevano: se glielo consentiamo, un messaggio del nostro ufficio può arrivarci a mezzanotte quando siamo già a letto; e non c’è limite al numero di email che possiamo ricevere, al numero di nuove iniziative che possono venire in mente al nostro capo, o alle dimensioni che in teoria può raggiungere l’azienda per cui lavoriamo.
La sensazione di avere troppo da fare, in poche parole, non è indice della nostra personale inadeguatezza ma di una certezza matematica: una persona finita che cerca di fare un numero infinito di cose per definizione si sentirà sempre inadeguata. Probabilmente, prima o poi scoppierà una rivoluzione, ma nel frattempo, una volta capito qual è il problema, esistono diversi modi per non impazzire e vivere meglio.

1. ACCETTATE LA SCONFITTA

“Non esistono soluzioni, esistono solo compromessi”, sostiene l’economista Thomas Sowell. Il che significa che quando si tratta di risorse come il tempo e il denaro, spenderne una parte per qualcosa implica non spenderla per qualcos’altro. È letteralmente impossibile fare tutto – il tempo è limitato e “tutto” non lo è – ma questa è una buona notizia perché significa che non dovete sentirvi in colpa se non ci riuscite.
Dovreste piuttosto chiedervi che cosa potete evitare di fare. Di passare l’aspirapolvere? Di andare alla riunione settimanale che in fondo non interessa a nessuno? Partite dal presupposto che a qualcosa dovete rinunciare e cercate di capire a che cosa rinunciare.

2. RISPETTATE I VOSTRI LIMITI

Se vogliamo che una macchina o un computer rendano di più, dobbiamo tenerli in funzione per più tempo, e siamo tentati di pensare che lo stesso discorso valga anche per gli esseri umani. Ma, in realtà, per noi conta soprattutto il ritmo: due ore di intenso lavoro quando siamo freschi e concentrati al massimo valgono più di sei ore quando siamo stanchi e svuotati. Se avete la possibilità di farlo, organizzate la vostra giornata in modo tale da dedicare alle cose importanti le ore migliori, non necessariamente più ore.

3. PROVATE CON "L'INCOMPETENZA STRATEGICA"

Nel lavoro d’ufficio c’è un sistema sicuro per evitare di esser sovraccaricati di compiti che portano via molto tempo: fatevi la fama di incompetenti in quel campo. Mostratevi confusi e perplessi davanti alla macchina del caffè, o alla stampante inceppata, e presto scoprirete che nessuno vi chiederà più di occuparvene. Lo scopo più generale (e meno passivo-aggressivo) di questo tipo di comportamento è tenere basso il livello delle aspettative: se si aspettano troppo da voi, avrete sempre troppo da fare.

4. CREATEVI ZONE CUSCINETTO

La legge di Hofstadter, coniata dal cognitivista Douglas Hofstadter, afferma che le cose richiedono sempre più tempo di quanto pensiamo, “anche quando teniamo conto di questa legge”. In altre parole, tendiamo a sottovalutare quanto tempo ci vuole per fare un certo lavoro, anche se sappiamo che è sempre così e cerchiamo di regolarci di conseguenza. La soluzione migliore, se ci riuscite, è programmare blocchi di ore da usare come zone cuscinetto. Quando dovete organizzare la giornata, fate finta che non esistano. E poi usatele per fare quello che non siete riusciti a finire.

5. EVITATE DI "PRECRASTINARE"

Una delle cause più insidiose della sensazione di essere troppo impegnati consiste nell’anticipare le cose da fare, tanto per toglierle di mezzo, anche se aspettando avreste fatto meno fatica. È così che si finisce per sprecare un’intera giornata a fare cose di poca importanza per inseguire la pacificante sensazione di essersene liberati, mentre intanto se ne accumulano di più importanti.
La verità, soprattutto per quanto riguarda le email, è che se le ignorate per qualche giorno, spesso non dovrete più occuparvene: la gente avrà trovato una soluzione alternativa ai suoi problemi.

6. REGALATE IL VOSTRO TEMPO

Quando siamo sotto pressione, ci sembra ragionevole fare scorta di minuti, risparmiandone più che possiamo. Ma le ricerche sull’esperienza del tempo dimostrano che è vero esattamente il contrario: il modo migliore per avere l’impressione di avere “tempo in abbondanza” è regalarne un po’, per esempio facendo volontariato.
Il motivo di questo strano effetto, ipotizzano i ricercatori, potrebbe essere la sensazione di fiducia in noi stessi che genera il lavoro volontario: inconsciamente, riuscire a fare qualcosa di utile ci rassicura sulle nostre capacità, ci rende più fiduciosi nella possibilità di fare altre cose utili in futuro.

7. ATTENTI AI DEBITI DI TEMPO

Un debito di tempo, per come lo definisce il programmatore Patrick McKenzie, è quello che accumuliamo quando facciamo un lavoro che ci dà la sensazione di essere produttivi, ma in realtà genera altro lavoro. È per questo che svuotare la casella della posta in arrivo è una falsa vittoria: significa rispondere alla maggior parte delle email, e quindi generare risposte alle vostre risposte, il che alla lunga comporta altre email (lo stesso discorso vale per le riunioni, se ne organizzate una avete l’impressione di risolvere un problema, ma poi anche voi dovrete partecipare a quel maledetto incontro).
Non potete eliminare del tutto questo tipo di cose. Ma potete cercare di bilanciarle con “crediti di tempo”, lavori che riducono la necessità di compiere altro lavoro in seguito.

8. RALLENTATE ANCHE  SE AVETE LA SENSAZIONE CHE SIA SBAGLIATO

L’ultima cosa che vogliamo sentirci dire, quando affoghiamo tra le cose da fare, è che dobbiamo armarci di pazienza. Ma, secondo l’esperta di dipendenze Stephanie Brown, all’origine della nostra sensazione di inadeguatezza c’è proprio la cultura della fretta. Siamo convinti che se fossimo un po’ più veloci potremmo tenere tutto sotto controllo, e quindi non sopportiamo l’idea di rallentare.
Quando siete presi dalla fretta, può essere straziante pensare di rallentare, ma se lo faceste forse combinereste di più. Provate a non fare assolutamente nulla per dieci minuti dopo aver finito un lavoro: più vi è difficile e più significa che ne avevate bisogno.

9. SPERIMENTATE LA LISTA DELLE CINQUE COSE DA FARE

Uno dei problemi principali di una lista infinita di cose da fare è che alimenta in noi la fantasia di poterla esaurire (Cinque è il numero perfetto per la lista delle cose da fare). Aggiungere un altro punto non costa niente, ma così si rischia di non farcela mai.
L’esperto di produttività Mark Forster propone un’alternativa radicale: invece di una lista aperta, usatene una di soli cinque punti, così prima di aggiungerne un altro sarete costretti a terminare un compito (o a rinunciarci consapevolmente). L’obiezione più ovvia a questo metodo è che se non possiamo metterlo nel nostro elenco rischiamo di dimenticare qualcosa di importante. Ma siamo onesti con noi stessi: comunque dimentichiamo già le cose importanti.

10. SMETTETELA DI VANTARVI DI QUANTO SIETE IMPEGNATI
Secondo il saggista Tim Kreider, lagnarsi di essere tanto impegnati è “palesemente una vanteria mascherata da lamento”. “Se siete così occupati, indaffarati e richiesti a ogni ora del giorno, la vostra vita non può essere poi tanto stupida, banale o priva di significato”. La verità è che quando ce ne vantiamo ci sentiamo ancora più impegnati, perché crediamo sempre alle cose che ci diciamo, e al tempo stesso facciamo sentire sotto pressione anche gli altri (il termine tecnico è “stress empatico”, in parole povere, l’ansia è contagiosa) . E se insistete nel dire che siete veramente così impegnati, siete sicuri di avere il tempo per lamentarvene?

(Traduzione di Bruna Tortorella)
Questo articolo è uscito sul quotidiano britannico The Guardian

Fonte: piuchepuoi.it

Se pensiamo ad un modo per rilassarci il pensiero corre a un centro benessere, una passeggiata sul mare, un buon libro, una bevanda calda in poltrona.

Ma se ci troviamo sul luogo di lavoro, come possiamo ritagliarci un momento di relax in ufficio,
per ritrovare il giusto equilibrio?
Gli eccessivi carichi di lavoro, gli orari snervanti, le pause pranzo impiegate a sbrigare pratiche incidono in maniera negativa sulle prestazioni professionali e sulla salute.

Per questi motivi è importante includere piccoli momenti di relax in ufficio: “staccare la spina” per alcuni minuti aiuta a riacquistare lucidità per ogni sfida quotidiana, sopportando al meglio anche le situazioni più snervanti e faticose.

RELAX IN UFFICIO E LA MINI MEDITAZIONE.

La mini meditazione è una tecnica ottimale per rilassare corpo e mente nel giro di pochi minuti: una volta che ci si prende la mano, richiederà lo stesso tempo di una pausa caffè.
Ecco come si esegue: per prima cosa bisogna individuare un luogo tranquillo, dove si possa chiudere gli occhi senza essere disturbati, per qualche minuto.

Con la mente accantoniamo le preoccupazioni: questa fase diventa semplice solo con un po’ di pratica ma si tratta del momento più importante della meditazione.
Un consiglio per facilitare lo sgombro mentale è immaginare uno scatolone in cui rinchiudere una per volta tutte le preoccupazioni lasciate sulla scrivania.

Grazie alla visualizzazione il cervello si distacca momentaneamente dalla realtà,
consentendo di raggiungere il vero relax.

La respirazione deve essere lenta e naturale: mentre ci concentriamo sull’aria che circola nei polmoni, contiamo le inspirazioni e le espirazioni. Ci si può dare un numero cui arrivare o si può proseguire finché non ci si sente calmi e riposati. Alla fine della mini meditazione, riapriamo piano gli occhi e torniamo di nuovo al lavoro.

La soluzione ideale sarebbe poter ripetere più volte durante la giornata questa sessione di relax in ufficio, magari sacrificando qualche pausa caffè (che contenendo sostanze eccitanti andrebbe evitato in caso di ansia).

Grazie alla meditazione possiamo imparare a controllare lo stress, aumentare la consapevolezza nelle nostre capacità e arginare tutte le sensazioni negative.

Anche la musica può essere una buona soluzione per rilassarsi in ufficio: non è però sempre consentito ascoltarla in diffusione, anche se con un paio di cuffie e un lettore mp3 o un cellulare a portata di mano potremmo risolvere il problema.
I brani scelti devono essere un buon sottofondo in grado di trasmettere tranquillità senza costituire tuttavia una distrazione. Grazie alla musica adatta, migliorano le prestazioni e soprattutto l’umore.

Altri esercizi interessanti per trovare sollievo allo stress professionale sono alcune posizioni che rilassano i muscoli e aiutano quindi anche la mente a sentirsi meglio.

Concedersi un po’ di relax in ufficio è fondamentale per vivere al meglio le ore lavorative e portarsi poi a casa meno tensioni, vivendo ogni avvenimento con le giuste misure e una rinnovata voglia di fare.

Si può ad esempio puntare un piede ad una sedia o alla parete che abbiamo davanti e premere leggermente sulla punta e poi sul tallone per distendere le gambe.
Nel frattempo cerchiamo di stendere e inarcare la schiena per correggere le posture curve tipiche del lavoro da scrivania. Se possibile possiamo anche togliere le scarpe per qualche minuto in modo da offrire un ulteriore ristoro agli arti inferiori.

1. CREA UNA LISTA DELLE COSE DA FARE

Esatto, una di quelle liste di una volta, dotata di caselle di spunta e di ogni dettaglio necessario. Elenca ogni cosa, piccola e grande, che devi fare nell'arco dell'intera giornata; suddividi le attività più grandi in impegni minori se necessario. Poi, mentre affronti il giorno in corso, spunta ogni punto dalla tua lista. Sentirai crescere un forte senso di orgoglio mentre visivamente monitorizzi l'accorciarsi della tua lista di progetti.

• Concentra la tua lista sull'includere le cose che tendi normalmente a posticipare, non su quelle che svolgi in modo regolare.
• Se necessario, stabilisci degli orari e delle scadenze temporali per i punti dell'elenco. Per esempio, “portare fuori il cane alle 12:30” anziché semplicemente “portare fuori il cane.”
• A metà giornata, rivedi la tua lista per classificarne i punti in base alle priorità maggiori. Poi, occupati del punto più importante prima di passare alle cose minori.
• Prima di iniziare la tua giornata lavorativa, prepara un quaderno e tienilo a portata di mano. Annota ogni pensiero che emerge durante il lavoro. Fai ogni singola cosa che devi o vuoi fare quando è il momento. Non farla, aggiungila sulla lista e falla più tardi. Preverrai il tuo ingresso nella "zona di procrastinazione."

2. PORTA  A TERMINE LE COSE DIFFICILI.

Quando hai un progetto incombente che ti tiene arenato e ti rende improduttivo in altre aree, occupatene come prima cosa. Portare a termine gli impegni maggiori presenti sulla tua lista ti farà sentire notevolmente produttivo e ti darà la forza di affrontare le altre cose che hai messo da parte.

• Se il tuo “grosso progetto” è qualcosa che non può essere completato in un'unica seduta, elencane dei piccoli sottopunti che puoi portare a termine oggi stesso. Non preoccuparti di terminarlo interamente, ma compi tutto ciò che puoi fare oggi così che i passi futuri siano più leggeri.
• Crea una lista completamente dedicata al tuo progetto importante, e posizionala in un luogo ben visibile. Spuntando gradualmente delle parti dell'elenco, sarai motivato a proseguire, e vedendola con regolarità ti ricorderai di dedicarti al tuo progetto.
  

4. CREA UN RITMO DI LAVORO FRENETICO.

Se ti accorgi di abbandonarti ai sogni a occhi aperti, datti un periodo di tempo in cui non fare nient'altro che lavorare. Prenditi dieci minuti in cui rimuovere tutte le distrazioni, il telefono, le riviste, o i pensieri relativi al tuo affascinante partner, e entra in una frenesia lavorativa. Forzati a lavorare produttivamente per dieci minuti, e poi torna a ciò che stavi facendo. Potrebbe accadere che tu venga travolto dal ritmo decidendo di continuare a lavorare in modo frenetico nonostante il tempo per farlo sia scaduto. Il lavorare con un timer, generalmente, viene considerato uno dei migliori modi per sviluppare l'autodisciplina e interrompere la procrastinazione dalla maggior parte degli esperti. Il metodo più famoso di lavorare rispettando rigorosi controlli orari (noto come timeboxing) coinvolge la creazione di una lista di compiti. A ogni compito viene poi assegnato uno specifico quantitativo di tempo in cui completarlo. Se non dovessi finire nel tempo dato, dovrai passare al compito successivo. Questa disposizione ti forza ad agire, perché non ti permette di sprecare neanche un secondo.
http://www.whyamilazy.com/40-super-effective-ways-to-stop-procrastinating/

6. RIMUOVI LE DISTRAZIONI.

Anche quando credi che chiamare tua madre o finire il capitolo del libro siano cose che devono essere portate velocemente a termine, probabilmente non sono in realtà che distrazioni che ti distolgono dal tuo lavoro. Usa delle cuffie che ti isolino dai rumori, spegni il telefono e nascondi ogni tentazione (libri, chitarra, pulizie, qualsiasi cosa sia).

• Se sei tentato a navigare nel web mentre lavori al computer, prova a ricorrere a una app specializzata nel limitare il tuo uso di internet. Esistono molteplici applicazioni in grado di bloccare l'accesso ad alcuni o a tutti i siti durante uno specifico intervallo di tempo che sarai tu a impostare, ed annullabili solo attraverso lo spegnimento del computer.
• Se il tuo problema consiste nel doverti concentrare a scrivere, prova a usare un programma di scrittura. Puoi eseguire una ricerca online tra i tanti programmi editor di testo disponibili in grado di bloccare completamente il tuo schermo (inclusa la barra delle applicazioni sul fondo) e di diffondere una musica strumentale soft o dei rumori bianchi, allo scopo di aiutarti a concentrarti. Generalmente è possibile scaricarne le versioni base gratuitamente.

7. NON ESSERE PERFEZIONISTA.

Se stai aspettando il momento perfetto, lo strumento perfetto o se non hai intenzione di fermarti prima di aver “perfezionato” il tuo progetto, stai rimandando il termine del tuo lavoro. Evita tali pensieri di “perfezione” preferendo la quantità alla qualità. Se il tuo lavoro non necessita la perfezione, ma tu la stai ancora cercando, fermati e passa oltre. Quando avrai completato ogni tuo compito, potrai tornare indietro e terminare alla perfezione il tuo lavoro precedente.

8. MOTIVA TE STESSO.

Molte persone sostengono che la ragione del proprio procrastinare sia imputabile al fatto che lavorano meglio sotto pressione. Ma cosa fare quando un progetto non ha una scadenza? Crearne una tua. Datti un tempo limite entro cui completare il tuo progetto, dopodiché ricompensati per averlo rispettato o punisciti per aver fallito nella tua impresa.

• L'incoraggiamento, o rinforzo positivo, è il mezzo più efficace per motivare te stesso. Scegli un premio a cui aspirare come ricompensa per l'esserti impegnato a portare a termine la tua lista di cose da fare; potrebbe trattarsi di una serata al cinema, di una tavoletta di cioccolato, di un'uscita con un amico o di qualsiasi cosa sia in grado di motivarti.
• Prova a usare il rinforzo negativo, sottrai qualcosa di brutto, per motivare te stesso. Per esempio, promettiti che se finirai il tuo scritto entro venerdì sera, non dovrai occuparti delle faccende domestiche, delle commissioni fuori casa o di qualsiasi altra cosa non vuoi fare.
• Se scopri che il rinforzo non è efficace, usa le punizioni come motivatori. Usa una punizione negativa, come privarti di qualcosa di buono, per sforzarti a lavorare meglio. Non concederti il tuo sonnellino, la cena o di finire il tuo libro preferito fin quando non hai portato a termine i tuoi incarichi.
• Per i casi più gravi di procrastinazione, metti il denaro sul piatto. Dai una certa cifra a qualcuno di cui ti fidi, diciamo per esempio 50 euro, e digli di spenderli come preferisce nel caso tu non riesca a terminare un dato progetto entro un certo tempo. In questo modo sarai portato a lavorare con efficacia per riavere il tuo denaro guadagnato tanto duramente. http://socialtriggers.com/how-to-stop-procrastinating/

9. TROVA UN COMPLICE

Se ti sembra di non farcela da solo, cerca il supporto di un amico o di un famigliare. Chiedigli di incoraggiarti a rimanere al passo e di aiutarti quando ne hai la necessità. Condividere con qualcuno ciò che devi fare ti motiverà a finire il tuo progetto, perché non vorrai affrontare l'imbarazzo dell'ammettere di aver fallito.
http://www.forbes.com/2010/12/16/stop-procrastinating-efficiency-leadership-careers-organization.html

• Datti qualche ora di tempo quando esci per portare a termine tutti i tuoi progetti e chiedi a un amico di accompagnarti. In questo modo ci sarà qualcuno che ti aiuterà a rimanere sul tracciato.
• Programma dei “controlli” con gli amici in modo che ti chiamino per sapere a che punto sei. Potrai prevedere delle scadenze per alcuni compiti, per cui verrai premiato o castigato in base ai progressi fatti fino ad allora. http://www.unstuck.com/how-we-procrastinate.html

10. FOCALIZZATI SULL'OBIETTIVO FINALE.

È semplice vedere solo la lista gigante di cose da fare, anziché il sentimento di liberazione che scaturisce dall'averla completata. Mentre lavori, concentrati su tutto il tempo libero, il rilassamento, il denaro, etc. di cui potrai godere una volta terminato. Farlo ti aiuterà a rimanere sul tracciato e a lavorare verso i tuoi obiettivi.

11. FAI UNA COSA ALLA VOLTA.

Sebbene possa apparire che il multitasking consenta di fare più lavoro in quantitativi di tempo inferiori, spesso i multi-taskers sono inefficienti e meno produttivi. Fai quindi pratica facendo una cosa alla volta e non sovraccaricarti di impegni. Supponendo che tu abbia una lista di cose da fare è molto meglio portare a termine il compito in corso anziché saltare a quello successivo lasciando il primo incompleto. D'accordo, è vero che sono moltissime le distrazioni sufficientemente forti per distrarci dai nostri obblighi. Ciò accade a causa del processo chiamato "temporal discounting" che afferma che siamo più inclini a provare a ottenere una ricompensa imminente rispetto a una più lontana nel futuro. Piccole ricompense come TV, Facebook, etc. rappresentano per noi dei piccoli riconoscimenti imminenti. http://researchnews.osu.edu/archive/multitask.htm 

CONSIGLI

• Crea una lista delle priorità. A scuola, se hai degli incarichi multipli, due dei quali per il giorno seguente, completali per primi. Se li finisci, passa a quelli seguenti, in ordine cronologico, in base al momento in cui devi consegnarli.
• Pensa alle conseguenze causate dal non completare i tuoi progetti.
• Prima il dovere, poi il piacere! Inizia la giornata portando immediatamente a termine i tuoi incarichi più importanti, prima di fare qualsiasi altra cosa.
  
• Quando stai lavorando o studiando dietro a un computer, inizia portando a termine prima i compiti più importanti. Non iniziare la giornata leggendo una pagina web o navigando in internet. Affronta prima le tue incombenze più importanti.
• Organizza un diario orario, è un metodo perfetto per accorgerti di cosa fai mentre non ti occupi di ciò che in realtà dovresti fare.
• Non prendere troppi impegni contemporanei, non dire sì a tutti senza esserti prima assicurato di avere il tempo per portare a termine gli impegni presi. Quando sei eccessivamente distratto o stanco non occuparti dei tuoi progetti.
• Se al ritorno da scuola hai moltissimi compiti da fare, portali a termine prima di dedicarti a telefono, giochi, social networks, etc.
• Indossa un orologio dotato di ticchettio, ti ricorderà il passare del tempo.
• Tieni una traccia temporale del compimento del tuo progetto, così che tu possa guardarti indietro e vedere tutto ciò che sei stato in grado di portare a termine. Sarai stupefatto da quanto riesci a ottenere semplicemente applicandoti!
• Evita il tuo telefono. Non afferrarlo per mandare messaggi, telefonare, etc.

AVVERTENZE

Se procrastinare ti sta procurando disagi effettivi e gravi in termini economici o di salute chiedi aiuto ad uno specialista.

METTERSI NELLA CORRETTA OTTICA

1. Metti da parte l'ego.

Una delle cose che blocca il delegare agli altri è il fatto che"se vuoi fare bene qualcosa, devi fartela da solo." Non sei l'unico al mondo che può farla bene in realtà. "Puoi" essere quella persona che la fa bene in questo momento, ma se ti prendi del tempo per insegnare a qualcuno ti accorgerai che probabilmente anche lui/lei sarà perfettamente in grado. Chi lo sa, potrebbe anche essere più veloce e migliore di te (uhm!), una cosa che devi non solo accettare ma sollecitare.

• Pensa in modo logico e realistico: puoi farcela da solo? Dovrai lavorare fino a scoppiare per mettere sullo stesso piano lavoro e normali responsabilità? Se la risposta è sì dovresti prepararti a delegare. Non vergognarti e non sentirti incompetente perché hai bisogno di aiuto: funzionerai meglio se ti aiutano quando hai bisogno.

2. Smetti di aspettare che qualcuno si offra volontario.

Se sei riluttante a delegare potresti soffrire di una blanda forma di sindrome del martire: probabilmente sei preso da tutti i lati e spesso ti domandi perché nessuno ti offre il proprio aiuto.
Sii onesto con te stesso: quando capita, rifiuti solo per gentilezza? Ti domandi perché non "insistono"? Pensi che, se la situazione fosse l'esatto contrario, probabilmente li aiuteresti senza battere ciglio? Se la  risposta è sì anche in questo caso, devi lavorare sul "prendere il controllo" della tua situazione. Prenditi l'aiuto che ti serve, non aspettare che ti venga servito perché potrebbe non capitare.

• Molta gente semplicemente è ignara di ciò che capita agli altri e non c'è molto che si possa fare per cambiarle. Sfoga la frustrazione che potresti avere riguardo a chi non ti dà una mano; ricorda che alla fine è il tuo lavoro comunicare i tuoi bisogni.

3. Non considerare le richieste d'aiuto negativamente.

Molta gente si trova a disagio quando deve farlo. Potresti sentirti colpevole come se stessi gravando sugli altri, o vergognarti perché si suppone (per qualsiasi motivo) che tu sia in grado di gestire tutto da solo. Potresti anche sentirti orgoglioso e vederla come una dimostrazione della tua nobiltà (altra manifestazione della sindrome del martire). Se consideri la richiesta d'aiuto a qualcuno come una forma di debolezza, devi superarlaimmediatamente. In realtà è l'esatto contrario: cercare di fare tutto da solo è la vera debolezza perché indica che non hai una visione realistica delle tue capacità.

4. Imparare ad avere fiducia negli altri.

Se temi di delegare perché non ritieni che nessuno possa far bene quanto te, ricorda due cose: primo, quasi tutti diventano bravi con un po' di pratica e secondo, non sei probabilmente così favoloso come credi di
essere. Quando deleghi, non solo ricavi del tempo per te stesso, ma dai anche a chi ti aiuta la possibilità di provare a fare qualcosa di nuovo, di sviluppare una nuova capacità o affrontare un compito diverso. Porta pazienza, con il tempo chi ti aiuta sarà in grado di svolgere i compiti che riceve tanto bene quanto te. A meno che il compito che scegli di delegare sia "molto" importante è normale che chi ti aiuta impieghi un po' per riuscire a farlo perfettamente. Se è "davvero" così vitale pensaci due volte prima di delegare!

• Anche se "sei" il migliore nel compito che pensi di passare a un aiutante, delegare ti permetterà di fare altro. Se sei il migliore in ufficio nel compito relativamente monotono di assemblare hard drive, ma devi preparare una presentazione molto importante, affidare il compito ad uno stagista. Meglio dare la priorità a quelle cose più difficili, non sentirti in colpa se deleghi cose semplici e ripetitive se hai altro di più importante da fare.
  

DELEGARE EFICACEMENTE

1. Dai il via al processo.

Il primo passo è il più difficile ma anche quello cruciale.
Devi buttarti e chiedere aiuto a qualcuno (o, se sei il capo, dire a qualcuno di aiutarti.) Non crucciarti: se sei educato, gentile e simpatico non risulterai negativo solo perché hai chiesto (o detto che vuoi) aiuto. Cerca di essere gentile pur rimarcando la serietà della tua richiesta.

• Se nello specifico non sei certo di come chiedere a qualcuno di fare qualcosa per te, cerca di essere breve e cortese. Prova con qualcosa come: "Hey, posso parlarti per un minuto? Mi domandavo se potresti aiutarmi ad assembla quel mucchio di hard drive che abbiamo appena ricevuto. Da solo non ce la faccio perché oggi sono fuori ufficio. Mi dai una mano?" Non mettere pressione al tuo aiutante ma assicurati che sappia che il suo aiuto è "necessario".
• Chiedi e dovresti (probabilmente) ricevere. Non temere di delegare perché non vuoi risultare maleducato o uno che impone. Vedila così: come ti senti quando gli altri chiedono qualcosa a te? Seccato, offeso? O perfettamente pronto ad aiutare di solito? Probabilmente la seconda!

2. Non prendere i rifiuti personalmente.

A volte le persone non saranno in grado di aiutarti, è triste ma è così. Le cause possono essere molteplici, la più comune è che la persona alla quale hai domandato è già occupata di suo. Non prenderla troppo personalmente, solo perché non può ( o non vuole) fare qualcosa per te al momento, non vuol dire che ti odia. Di solito implica che è occupata o pigra, niente di più.

• Se ricevi un rifiuto considera le opzioni: solitamente puoi insistere in modo educato ma deciso, sottolineando quanto hai bisogno di aiuto (il che funziona piuttosto bene se sei il capo o qualcuno con una certa autorità), puoi cercare di chiedere a qualcun altro, oppure arrangiarti da solo. Ma se davvero hai bisogno di quell'aiuto, non temere di provare le opzioni uno e due!

3. Delega l'obiettivo, non la procedure.

Questa è la chiave per non diventare un incubo di puntigliosità. Definisci degli standard chiari per il tipo di risultato che cerchi e mostra alla persona come ottenerli, ma dì anche che può fare come vuole purché sia un lavoro ben fatto e completato in tempo utile. Dagliene a sufficienza non solo per imparare ma anche per sperimentare e innovare. Non addestrarla come fosse un robot ma come un essere umano, qualcuno che si sa adattare e può migliorare.

• Questa tattica è saggia e ti risparmia tempo e nervoso. Devi usare il tempo che hai liberato per fare qualcosa di più importante, non per preoccuparti costantemente di come stia andando il tuo aiutante. Ricorda: hai delegato per essere "meno" stressato, non "di più".

4. Preparati a insegnare al tuo aiuto.

Dovresti sempre calcolare un po' di tempo da dedicare al training come eseguire ciò che gli affidi, anche se è qualcosa di semplice. Ricorda che quei processi che sembrano elementari e automatici per te, potrebbero non esserlo per chi non li hai mai fatti. Sii pronto non solo ad avviare il tuo aiutante al lavoro che deve fare, ma anche a vagliare con pazienza le domande che sicuramente avrà.

• Considera il tempo trascorso ad insegnare come un investimento a lungo termine. Se lo addestri in modo corretto, risparmierai tempo in futuro, quello che altrimenti passeresti a correggere gli errori.

5. Destina al completamento del lavoro le risorse necessarie.

Puoi averne molte, ma la persona alle quali servono potrebbe non riuscire ad averne accesso. Dati protetti da password, attrezzature particolari o specialistiche possono essere molto importanti per terminare quel compito, quindi assicurati che la persona alla quale lo deleghi possa accedervi.

6. Ricorda che il tuo aiuto può fare solo una cosa alla volta.

Quando ti affianca, non fa il suo normale lavoro. Non dimenticarti che come te, anche chi ti aiuta avrà dei tempi di lavoro. Chiediti cosa mette da parte per terminare il compito che gli assegni. Accertati di avere anche una risposta quando decidi di delegare.

7. Sii paziente.

La persona che ti aiuta "farà" degli errori mentre impara come eseguire il nuovo lavoro. È parte del processo di apprendimento. Mettilo in conto. Non delegare pensando che chi ti aiuta farà tutto alla perfezione, a meno che tu non ne abbia la totale certezza. Se un progetto non risulta come lo volevi perché chi ti aiutato non è stato in grado di portarlo a termine alla "perfezione", è colpa tua, non sua. Devi essere una risorsa per il tuo aiutante e il lavoro delegato può essere un'occasione per apprendere invece che qualcosa da temere.

• Quando insegni a qualcuno a fare qualcosa, stai facendo un investimento. All'inizio le cose rallenteranno ma alla lunga la produttività subirà un'impennata se hai affrontato la cosa con un atteggiamento positivo e realistico.

8. Sii pronto ad eventuali difficoltà.

Metti a punto dei piani di emergenza e sii pronto a intervenire quando le cose vanno male. Impara cosa succede se si sbaglia una scadenza o un parametro non vengono rispettati. Gli ostacoli e gli imprevisti sbocciano di continuo, che tu sia al lavoro o a casa, anche la tecnologia sbaglia a volte. Rassicura il tuo aiuto sul fatto che se capita qualcosa, sarai comprensivo e lo capirai, aiutandolo a rispettare i tempi: non buttarlo sotto al treno appena il vento soffia di traverso.

• In modo egoistico, anche questa è una mossa intelligente: se il tuo aiuto teme di essere incolpato passerà più tempo a coprirsi le spalle che non a completare il lavoro.

9. Riconosci il tuo aiutante quando serve.

Delegare è necessario se hai molte responsabilità. Tuttavia è contro produttivo lasciar lavorare come uno schiavo chi ti aiuta e poi prenderti il merito. Riconoscigli la sua importanza e loda i suoi sforzi.

• Ad ogni complimento per il lavoro svolto assicurati di menzionare chi ti ha aiutato.

10. Ringrazia

Quando qualcuno fa qualcosa per te, è importante ringraziare e riconoscere la sua importanza, far sapere quanto hai apprezzato l'aiuto. Altrimenti risulterai ingrato, anche se non lo sei. Ricorda che la gente non legge nella mente. E se si sente apprezzata, sarà più incline a offrirti nuovamente aiuto.
Sii gentile. Un riconoscimento sincero come: "Non ce l'avrei mai fatta senza di te!" può dire molto. Se il lavoro che quella persona ha svolto per te era davvero importante, puoi offrirgli una cena, un drink, ringraziarlo con un biglietto o con un piccolo regalo.

CONSIGLI

Crea una lista di deleghe per tutto ciò che vorresti lasciar fare agli altri. Non censurare nulla. Metti tutto su carta e decidi in un secondo momento cosa è fattibile e cosa no. Saresti sorpreso di scoprire quante cose stai facendo da solo quando invece potresti affidarle agli altri.

AVVERTENZE

Non scaricare compiti ingrati agli altri fingendo di far loro un favore. Se loro non ne possono effettivamente trarre alcun beneficio, non fingere che ce ne siano. Meglio farlo dopo aver completato uno o più lavori in team. In questo modo potrai dire sinceramente: "Scusa, è un compito del cavolo ma mi serve davvero aiuto," o "Ti prometto che ti farò avere un qualche merito per questo anche se a livello pratico non ce ne sono. So che non è il massimo come compito ma va fatto e so che posso fidarmi di te." Ci sono molti compiti poco piacevoli, un modo per far sì che vengano svolti è non dimenticarsi del tuo aiuto quando capiteranno quelli migliori.

Un articolo pubblicato su Direction Reportec n. 81 - settembre 2015
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